PHÂN TÍCH NHU CẦU ĐÀO TẠO: CHIẾN LƯỢC THU HẸP KHOẢNG CÁCH KỸ NĂNG

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xác định khoảng cách kỹ năng giữa nhân viên và yêu cầu công việc. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp tiết kiệm chi phí đào tạo và hỗ trợ sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp cần có phương pháp và công cụ phân tích phù hợp. Cùng HBR khám phá 4 mô hình phân tích nhu cầu đào tạo phổ biến, quy trình thực hiện và chỉ ra các sai lầm thường gặp để doanh nghiệp tránh và tối ưu hóa hiệu quả đào tạo.

Điểm qua những nội dung chính của bài:

• Lợi ích khi thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo: tối ưu chi phí, cải thiện hiệu quả công việc, tăng cường sự hài lòng và gắn kết của nhân viên,...
• 4 mô hình phân tích nhu cầu đào tạo phổ biến nhất: GAP Model, Front-End Analysis, mô hình 5W và mô hình Kemp
• Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo chi tiết: Xác định mục tiêu đào tạo cho đến triển khai và đánh giá kết quả, giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả.
• 4 sai lầm thường gặp: Thiếu mục tiêu rõ ràng, thu thập thông tin từ một nguồn duy nhất, không phân tích kỹ khoảng cách kỹ năng và không theo dõi, đánh giá hiệu quả sau đào tạo.

1. Phân tích nhu cầu đào tạo là gì?

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA - Training Needs Analysis) là quá trình doanh nghiệp xác định tất cả các hoạt động đào tạo cần được tiến hành trong một thời kỳ nhất định, nhằm trang bị cho người lao động những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc hiệu quả nhất có thể, đảm bảo sự tiến bộ và phát triển cá nhân mỗi ngày.

Nếu thực hiện đúng cách, quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng đối tượng, nội dung và phương pháp phù hợp. Thay vì cho rằng tất cả nhân viên đều cần được đào tạo – hay chỉ tổ chức một lần chung cho mọi người là đủ, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định cụ thể và chiến lược hơn – giúp "lấp đầy" khoảng cách giữa năng lực thực tế của nhân viên với tiềm năng của họ/mong đợi của công ty.

2. Lợi ích khi doanh nghiệp phân tích nhu cầu đào tạo

Phân tích nhu cầu đào tạo không chỉ là một bước quan trọng trong việc thiết kế chương trình học, mà còn mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp thực hiện việc phân tích nhu cầu đào tạo:

• Tối ưu hóa chi phí đào tạo: Việc phân tích nhu cầu đào tạo giúp doanh nghiệp xác định chính xác những kỹ năng và kiến thức cần thiết cho nhân viên. Điều này giúp tránh lãng phí chi phí cho những khóa đào tạo không cần thiết hoặc không phù hợp, đồng thời giúp doanh nghiệp tập trung vào những mảng quan trọng nhất, đem lại hiệu quả cao.
• Cải thiện hiệu quả công việc: Khi doanh nghiệp nắm bắt được đúng nhu cầu đào tạo của nhân viên, các khóa học được thiết kế sát với yêu cầu công việc thực tế. Nhân viên sẽ có cơ hội học hỏi những kỹ năng mới hoặc cải thiện kỹ năng cũ, từ đó nâng cao hiệu suất công việc và đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của tổ chức.
• Tăng cường sự hài lòng và gắn kết của nhân viên: Việc đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên không chỉ giúp họ cải thiện năng lực mà còn thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến sự phát triển cá nhân của mỗi người. Điều này tạo ra môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự hài lòng và gắn kết của nhân viên với công ty.
• Giúp xác định và lấp đầy khoảng cách kỹ năng: Phân tích nhu cầu đào tạo giúp doanh nghiệp nhận diện các khoảng cách về kỹ năng giữa hiện tại và yêu cầu công việc trong tương lai. Điều này tạo cơ hội để tổ chức điều chỉnh và bổ sung nguồn lực đào tạo cần thiết để đáp ứng mục tiêu phát triển.
• Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên: Khi nhân viên nhận thấy cơ hội học hỏi và phát triển nghề nghiệp, lộ trình thăng tiến từ chính tổ chức, họ sẽ có động lực làm việc tốt hơn và cống hiến lâu dài hơn. Điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc và chi phí tuyển dụng nhân sự mới.
• Hỗ trợ xây dựng chiến lược đào tạo lâu dài: Phân tích nhu cầu đào tạo cung cấp thông tin quan trọng để xây dựng một chiến lược đào tạo dài hạn, giúp doanh nghiệp không chỉ giải quyết nhu cầu ngắn hạn mà còn chuẩn bị cho sự phát triển trong tương lai.

Tóm lại, phân tích nhu cầu đào tạo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả công việc, tạo động lực cho nhân viên, và cải thiện khả năng cạnh tranh. Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

3. 4 mô hình phân tích nhu cầu đào tạo phổ biến nhất

Để giúp bạn dễ dàng hiểu và áp dụng những phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo hiệu quả, dưới đây là 4 mô hình phổ biến nhất. Những mô hình này đều đã được chứng minh là có thể giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng nhu cầu đào tạo, từ đó xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu và yêu cầu thực tế của tổ chức. 

3.1. Mô hình phân tích nhu cầu đào tạo GAP Model

Mô hình GAP Model là một công cụ phân tích nhu cầu đào tạo được chia sẻ trong khóa học Training Manager FX. Mô hình này giúp các nhà quản lý và chuyên gia đào tạo hiểu rõ hơn về nhu cầu của người học và từ đó xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp, mang lại hiệu quả cao nhất. GAP là viết tắt của ba yếu tố quan trọng:

• Goal (Mục tiêu học viên mong muốn đạt được): Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất trong mô hình GAP. Mục tiêu học viên đặt ra cho bản thân sẽ giúp xác định rõ hướng đi của chương trình đào tạo. Mục tiêu này có thể liên quan đến việc phát triển kỹ năng chuyên môn, cải thiện năng lực lãnh đạo, hoặc nâng cao hiệu quả công việc.
• Action (Hành vi học viên muốn thay đổi): Đây là sự chuyển đổi mà học viên muốn đạt được thông qua đào tạo. Nó có thể là thay đổi cách thức làm việc, cải thiện kỹ năng giao tiếp, hay nâng cao khả năng giải quyết vấn đề. Phân tích hành vi sẽ giúp xác định rõ những thay đổi cụ thể mà học viên cần để đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Programs (Những nội dung học viên quan tâm trong khóa học): Phần này giúp xác định các chủ đề, kỹ năng và kiến thức mà học viên muốn học hỏi và cải thiện. Các nội dung này cần được xây dựng dựa trên mục tiêu và hành vi học viên mong muốn thay đổi. Việc hiểu rõ những nội dung này sẽ giúp thiết kế chương trình đào tạo hiệu quả và hấp dẫn.

Mô hình GAP là một trong những mô hình phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong phân tích nhu cầu đào tạo. Nó giúp xác định rõ ràng ba yếu tố cơ bản của quá trình đào tạo: mục tiêu, hành vi và nội dung, từ đó đảm bảo rằng chương trình đào tạo sẽ đáp ứng đúng nhu cầu và kỳ vọng của người học.

3.2. Mô hình Front-End Analysis

Mô hình Front-End Analysis là một trong những phương pháp quan trọng trong phân tích nhu cầu đào tạo. Mô hình này tập trung vào việc xác định các yếu tố gốc rễ của nhu cầu đào tạo. 

Để làm điều này, các yếu tố cần được nghiên cứu bao gồm môi trường làm việc hiện tại, phân tích công việc, xác định khả năng hiện tại của nhân viên và các rào cản có thể ngăn cản việc thực hiện đào tạo. Mục tiêu của mô hình này là tạo ra một bản mô tả chi tiết về nhu cầu đào tạo, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác về nội dung và phương pháp đào tạo phù hợp.

3.3. Mô hình 5W

Mô hình 5W là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả trong việc phân tích nhu cầu đào tạo. Mô hình này yêu cầu trả lời năm câu hỏi cơ bản, từ đó xác định rõ ràng và chi tiết nhu cầu đào tạo. Các câu hỏi bao gồm:

• Who (Ai cần được đào tạo?): Xác định đối tượng học viên cụ thể cần được đào tạo.
• What (Kỹ năng cần phát triển là gì?): Định nghĩa các kỹ năng, kiến thức mà học viên cần phát triển trong chương trình đào tạo.
• When (Khi nào nhu cầu phát sinh?): Xác định thời điểm cần thiết để tổ chức chương trình đào tạo.
• Where (Địa điểm tổ chức ở đâu?): Lựa chọn địa điểm tổ chức chương trình đào tạo sao cho thuận tiện và hiệu quả.
• Why (Tại sao cần tổ chức chương trình?): Xác định lý do vì sao cần triển khai đào tạo, bao gồm cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.

Mô hình 5W giúp các nhà quản lý và chuyên gia đào tạo có cái nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp.

3.4. Mô hình Kemp

Mô hình Kemp được đề xuất bởi Jerrold E. Kemp và bao gồm 7 bước cơ bản để phân tích nhu cầu đào tạo. Mỗi bước trong mô hình này giúp tạo ra một chiến lược đào tạo toàn diện và hiệu quả, từ việc xác định nhu cầu tổ chức cho đến đánh giá thiết kế giảng dạy. Các bước bao gồm:

• Xác định nhu cầu tổ chức: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, giúp xác định những nhu cầu đào tạo của tổ chức để đạt được mục tiêu chiến lược.
• Xác định mục tiêu học tập: Xác định rõ mục tiêu học tập cần đạt được sau khi hoàn thành khóa học, từ đó giúp thiết kế chương trình đào tạo hiệu quả.
• Xác định ngữ cảnh và môi trường học tập: Phân tích môi trường học tập sẽ giúp tạo ra một không gian phù hợp cho việc học và phát triển kỹ năng.
• Xác định đặc điểm của người học: Hiểu rõ đặc điểm, năng lực và nhu cầu học tập của học viên để thiết kế chương trình đào tạo cá nhân hóa và hiệu quả.
• Thiết kế chiến lược giảng dạy: Lựa chọn phương pháp giảng dạy và chiến lược học tập phù hợp với nhu cầu và mục tiêu đã xác định.
• Phát triển các công cụ đánh giá: Tạo ra các công cụ đánh giá để đo lường hiệu quả của chương trình đào tạo và tiến độ của học viên.

Mô hình Kemp giúp xây dựng một kế hoạch đào tạo toàn diện, có tính hệ thống và đảm bảo hiệu quả trong suốt quá trình đào tạo.

4. Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo

Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo là một bước quan trọng trong việc xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả cho doanh nghiệp. Để đảm bảo việc đào tạo thực sự mang lại giá trị và giúp nhân viên phát triển, quy trình này cần được thực hiện bài bản và có hệ thống. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình phân tích nhu cầu đào tạo:

• Xác định mục tiêu đào tạo
• Thu thập dữ liệu về nhu cầu đào tạo
• Phân tích kết quả thu thập
• Xác định đối tượng cần đào tạo
• Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp
• Xây dựng kế hoạch và ngân sách đào tạo
• Triển khai chương trình đào tạo
• Đánh giá hiệu quả đào tạo

4.1. Xác định mục tiêu đào tạo

Trước khi tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu đào tạo. Mục tiêu này có thể dựa trên các yêu cầu chiến lược của tổ chức, chẳng hạn như cải thiện năng suất công việc, nâng cao chất lượng dịch vụ, hay phát triển các kỹ năng lãnh đạo cho đội ngũ quản lý. Xác định mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng về kết quả mà chương trình đào tạo cần đạt được.

4.2. Thu thập dữ liệu về nhu cầu đào tạo

Bước tiếp theo trong quy trình là thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để đánh giá nhu cầu đào tạo. Các nguồn dữ liệu có thể bao gồm:

• Khảo sát nhân viên: Thu thập ý kiến từ nhân viên về những kỹ năng họ cần cải thiện.
• Phỏng vấn và thảo luận nhóm: Tiến hành phỏng vấn các bộ phận hoặc quản lý để hiểu rõ những khó khăn và nhu cầu đào tạo.
• Đánh giá hiệu suất công việc: Dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất của nhân viên để xác định những khoảng cách về kỹ năng cần được đào tạo.
• Phân tích xu hướng ngành nghề: Theo dõi các xu hướng mới trong ngành để đưa ra những nội dung đào tạo cập nhật và phù hợp.

4.3. Phân tích kết quả thu thập

Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích các thông tin này để xác định rõ ràng các nhu cầu đào tạo. Phân tích này giúp nhận diện các khoảng trống về kỹ năng và kiến thức, đồng thời xác định được mức độ khẩn cấp của các nhu cầu này. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ phân tích như biểu đồ, bảng so sánh hoặc ma trận kỹ năng để trực quan hóa các kết quả phân tích.

4.4. Xác định đối tượng cần đào tạo

Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng cần được đào tạo. Việc này có thể được chia theo các nhóm như:

• Nhóm nhân viên mới: Những người cần được đào tạo về quy trình làm việc, văn hóa công ty, hoặc các kỹ năng cơ bản.
• Nhóm nhân viên có kinh nghiệm: Những người cần nâng cao các kỹ năng chuyên môn hoặc cập nhật kiến thức mới trong ngành.
• Nhóm quản lý và lãnh đạo: Những người cần được đào tạo các kỹ năng lãnh đạo, quản lý đội nhóm, và ra quyết định chiến lược.

4.5. Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp

Dựa trên nhu cầu đào tạo của các nhóm đối tượng, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Có thể lựa chọn các phương pháp như:

• Đào tạo trực tiếp (in-person): Phù hợp với các kỹ năng thực hành, giao tiếp, hoặc quản lý nhóm.
• Đào tạo trực tuyến (online): Phù hợp với các khóa học lý thuyết, kỹ năng mềm, hoặc các khóa học có thể tự học.
• Đào tạo tại chỗ (on-the-job training): Đào tạo qua công việc thực tế, giúp nhân viên học hỏi trong môi trường làm việc.

4.6. Xây dựng kế hoạch và ngân sách đào tạo

Sau khi xác định phương pháp đào tạo, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết bao gồm:

• Nội dung chương trình đào tạo: Các chủ đề và kỹ năng cụ thể cần được giảng dạy.
• Thời gian và địa điểm tổ chức: Xác định thời gian hợp lý để không ảnh hưởng đến công việc của nhân viên.
• Ngân sách đào tạo: Dự tính chi phí cho các hoạt động đào tạo như giảng viên, tài liệu, phần mềm hỗ trợ, và chi phí di chuyển (nếu có).

XEM THÊM: AGENDA ĐÀO TẠO: XÂY DỰNG AGENDA ĐỂ PHÁT TRIỂN ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ DOANH NGHIỆP

4.7. Triển khai chương trình đào tạo

Sau khi có kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai chương trình đào tạo. Quá trình triển khai cần đảm bảo các yếu tố như:

• Sự tham gia của lãnh đạo: Lãnh đạo công ty cần tham gia và ủng hộ mạnh mẽ để chương trình đạt hiệu quả cao.
• Hỗ trợ liên tục: Cung cấp tài liệu hỗ trợ và giải đáp thắc mắc trong suốt quá trình đào tạo.
• Theo dõi và điều chỉnh: Đảm bảo có sự theo dõi, kiểm tra chất lượng đào tạo và kịp thời điều chỉnh các nội dung nếu cần thiết.

4.8. Đánh giá hiệu quả đào tạo

Cuối cùng, sau khi kết thúc chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả của chương trình. Điều này giúp xác định mức độ thành công của khóa đào tạo và khả năng áp dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế. Các công cụ đánh giá có thể bao gồm khảo sát phản hồi từ học viên, đánh giá của quản lý, hoặc theo dõi kết quả công việc sau đào tạo.

5. 4 Sai lầm thường gặp khi phân tích nhu cầu đào tạo

Phân tích nhu cầu đào tạo là một bước quan trọng để xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải một số sai lầm khi thực hiện. Dưới đây là 4 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp cần tránh để đảm bảo hiệu quả của quá trình phân tích nhu cầu đào tạo:

• Thiếu mục tiêu rõ ràng trong phân tích nhu cầu đào tạo
• Chỉ thu thập thông tin từ một nguồn duy nhất
• Không phân tích kỹ lưỡng các khoảng cách kỹ năng
• Không theo dõi và đánh giá hiệu quả sau đào tạo

1 - Thiếu mục tiêu rõ ràng trong phân tích nhu cầu đào tạo

Một trong những sai lầm lớn nhất khi phân tích nhu cầu đào tạo là thiếu xác định mục tiêu rõ ràng. Nếu không có mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp rất dễ tạo ra những chương trình đào tạo không đáp ứng được nhu cầu thực tế, dẫn đến việc đào tạo không mang lại kết quả như kỳ vọng. Mục tiêu đào tạo cần phải gắn liền với chiến lược phát triển của công ty và phải có thể đo lường được kết quả cuối cùng.

2 - Chỉ thu thập thông tin từ một nguồn duy nhất

Một số doanh nghiệp thường chỉ dựa vào ý kiến của một số cá nhân hoặc một nhóm nhỏ để phân tích nhu cầu đào tạo. Điều này có thể dẫn đến kết quả phân tích thiếu khách quan và không đầy đủ. 

Việc chỉ thu thập thông tin từ một nguồn duy nhất có thể bỏ qua những nhu cầu thực sự cần thiết từ các nhóm khác trong công ty. Để phân tích nhu cầu đào tạo chính xác, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn như khảo sát, phỏng vấn nhân viên, đánh giá hiệu suất công việc và phân tích thị trường.

3 - Không phân tích kỹ lưỡng các khoảng cách kỹ năng

Một sai lầm phổ biến khác là không dành đủ thời gian để phân tích các khoảng cách kỹ năng giữa năng lực hiện tại của nhân viên và yêu cầu công việc. Doanh nghiệp có thể bỏ qua những kỹ năng quan trọng mà nhân viên cần phát triển, dẫn đến chương trình đào tạo không đúng trọng tâm. 

Phân tích kỹ lưỡng các khoảng cách kỹ năng giúp xác định chính xác những gì cần đào tạo và từ đó tối ưu hóa nguồn lực đào tạo.

4 - Không theo dõi và đánh giá hiệu quả sau đào tạo

Một số doanh nghiệp chỉ chú trọng vào việc triển khai chương trình đào tạo mà không theo dõi và đánh giá hiệu quả sau khi đào tạo. Việc thiếu sự theo dõi này có thể khiến doanh nghiệp không nhận ra được mức độ thành công của chương trình đào tạo và không biết được những điều cần cải tiến cho các chương trình sau. 

Để đảm bảo hiệu quả, doanh nghiệp cần đánh giá kết quả sau đào tạo thông qua các chỉ số như cải thiện hiệu suất công việc, phản hồi từ học viên, và sự thay đổi trong hành vi làm việc.

Phân tích nhu cầu đào tạo là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xác định khoảng cách kỹ năng và xây dựng chiến lược đào tạo phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, tối ưu chi phí và phát triển bền vững. Việc áp dụng các mô hình phân tích như GAP Model, Front-End Analysis, mô hình 5W và Kemp giúp doanh nghiệp thiết kế chương trình đào tạo hiệu quả. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tránh các sai lầm như thiếu mục tiêu rõ ràng, thu thập thông tin từ một nguồn duy nhất, và không đánh giá hiệu quả sau đào tạo để tối ưu hóa kết quả và đảm bảo sự phát triển lâu dài.